Privacy

Privacy statement

Op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is vorm gegeven aan een aantal regels en afspraken dat geldt voor alle medewerkers die bij Maatwerk Autisme betrokken zijn.

Algemeen
In de richtlijnen dossierbeheer is beschreven hoe Maatwerk Autisme wil omgaan met de bij hen bekende gegevens van mediënten. Het geeft inzicht in de manier waarop medewerkers van Maatwerk Autisme omgaan met het vastleggen, beheren en verstrekken van gegevens.

Digitale vastlegging van persoonlijke gegevens van mediënten kan alleen op beveiligde wijze. Het opslaan van gegevens op een USB-stick is niet toegestaan.

Richtlijnen en bepalingen dossierbeheer
Binnen Maatwerk Autisme wordt voor elke mediënt een persoonlijk dossier aangelegd. Daarnaast is er een algemeen overdrachtsdossier, dat volgens dezelfde richtlijnen wordt behandeld.

  • Dossiers worden door de persoonlijk begeleider actueel en op orde gehouden. Dit onder eindverantwoordelijkheid van de directeur.
  • Alle persoonlijke dossiers worden bewaard in een beveiligd digitaal dossier.
  • Uitsluitend begeleiders en directie hebben toegang tot de dossierkast en de persoonlijke dossiers van mediënten.
  • Er wordt geen vertrouwelijke informatie over de mediënt ingezien door derden zonder toestemming van de mediënt (en/of diens belangenbehartiger).
  • Bij aanleg van het dossier worden verklaringen opgenomen omtrent het al dan niet doorgeven van persoonlijke gegevens aan derden. Ook het inzien door ouders of verwanten wordt middels een door de mediënt ondertekende verklaring geregeld.
  • Mentor/curator van een mediënt heeft recht van inzage in het dossier. Maatwerk Autisme hecht eraan om ook in die situaties de mediënt op de hoogte te stellen hiervan.
  • Persoonlijke gegevens worden niet onbeveiligd verzonden via e-mail of internet.

Verzamelen en vastleggen van gegevens van mediënten
Bij het vastleggen van gegevens zijn drie uitgangspunten aan de orde:

  • Het verzamelen van gegevens is alleen toegestaan voor zover de functionaliteit daarvan kan worden aangetoond;
  • De verzamelde gegevens worden zo min mogelijk verder verwerkt;
  • De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij met de nadrukkelijke (en schriftelijke) toestemming van de mediënt en/of zijn ouders/belangenbehartiger.

Met deze drie uitgangspunten wordt richting gegeven aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Een terughoudende opstelling bij vastleggen en gebruik van gegevens is dan ook aan de orde.

Welke gegevens worden vastgelegd
Algemeen geldt de regel: “leg alleen vast wat strikt noodzakelijk is”. De registratie van gegevens van mediënten die zorg van Maatwerk Autisme ontvangen is ten behoeve van een goede organisatie, afstemming, uitvoering en financiële afhandeling. Van de mediënten worden verschillende categorieën van gegevens in het dossier opgenomen:

  • personalia en identificatiegegevens, zoals: naam, man/vrouw,
  • adres, postcode en woonplaats, geboortedatum en –plaats;
  • polisnummer ziektekostenverzekering;
  • gegevens ten behoeve van de bereikbaarheid van de ouders/belangenbehartiger van de mediënt;
  • hulpverleningsgegevens waaronder:
  • gevraagde, geïndiceerde, toegewezen en verleende soort en hoeveelheid zorg;
  • gegevens betreffende de tekorten in zelfmanagement van de mediënt en, indien noodzakelijk, van diens huishouden (het begeleidingsplan);
  • medische en psychologische gegevens, voor zover noodzakelijk voor de goede uitvoering van de ondersteuning.

Beheer van gegevens
Bij het beheren van gegevens zijn er twee aandachtspunten:

  • Het minimaliseren van het risico van verlies van gegevens;
  • Het voorkomen van onrechtmatige kennisneming.

Met deze twee uitgangspunten wordt richting gegeven aan het voorkomen dat persoonsgegevens in onbevoegde handen komen. Bij verlies of onbevoegde kennisneming geldt dat door de mediënt schade in de persoonlijke levenssfeer wordt geleden en dat er sprake is van aansprakelijkheid voor Maatwerk Autisme.

Bewaarplaatsen van persoonlijke gegevens
Op 2 plaatsen worden persoonlijke gegevens van mediënten bewaard.

In de eerste plaats zijn er de gegevens die van belang zijn voor de facturering van de geboden begeleiding/ondersteuning. Het gaat hier om gegevens rond het PGB, rekeningnummers etc. Deze gegevens zijn in beheer bij de financiële administratie van Maatwerk Autisme en worden daar zowel elektronisch als op papier bewaard. De administrateur draagt de verantwoordelijkheid voor de bescherming van deze gegevens, de directie van Maatwerk Autisme stelt zich daarvoor eindverantwoordelijk.

In de tweede plaats worden persoonlijke gegevens die in het dossier zijn opgenomen, bewaard in een beveiligd digitaal dossier. Toegang tot de dossiers hebben uitsluitend de (persoonlijk) begeleiders van mediënten en de directeur. Zij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en actueel houden van de gegevens.
Mediënten en/of hun belangenbehartigers kunnen te allen tijde aan de persoonlijk begeleider een verzoek doen om inzage in het dossier. Ook voor belangenbehartigers geldt dat voor inzage toestemming van de betreffende mediënt is vereist.

Bewaren of vernietigen?
Er geldt geen bewaarplicht voor gegevens binnen de dagbesteding. Gegevens over de sociaal-emotionele begeleiding worden alleen bewaard als zij ook in de toekomst van belang kunnen zijn, dit ter beoordeling door de directeur. Begeleidingsplannen worden voor de duur van 15 jaar bewaard. Alle overige gegevens worden na gebruik vernietigd. Van dagelijkse rapportage en overdracht wordt regelmatig een samenvatting gemaakt met belangrijke informatie voor in het persoonlijk dossier. De rapportage en overdrachts- formulieren worden elk kwartaal uit de rapportagemap gehaald en vernietigd.

Verstrekken van gegevens aan derden (extern)
Voor alle medewerkers van Maatwerk Autisme geldt een geheimhoudingsplicht waar het gaat om persoonlijke gegevens en informatie over de mediënten (gedragscode Maatwerk Autisme). Het delen van gegevens met derden geschiedt uitsluitend met toestemming van de betrokkenen.

Administratieve gegevens die zijn verzameld met als doel ze aan derden te verstrekken, kunnen zonder nadere toestemming worden uitgewisseld. Alle andere informatie kan alleen worden doorgegeven als de betreffende mediënt of diens wettelijke belangenbehartiger daarvoor schriftelijk toestemming heeft verleend, middels invullen en ondertekenen van het daarvoor bestemde formulier.

De persoonlijke levenssfeer dient zoveel mogelijk te worden beschermd. Daarbij geldt het principe dat met gegevens van anderen wordt omgegaan alsof het de eigen persoonlijke gegevens van de medewerker betreft.

Binnen Maatwerk Autisme (intern)
Alle begeleiders in dienst van Maatwerk Autisme hebben toegang tot de dossiers. Ook de dossiers van mediënten die persoonlijke begeleiding van een collega ontvangen. Het dossier wordt bijgehouden door de persoonlijk begeleider van de mediënt. De directeur is aangewezen om als eindverantwoordelijke voor de inhoud van de zorg ook het beheer van de dossiers te bewaken. Informatie betreffende een mediënt die essentieel is bij de uitvoering van een adequate begeleiding, zal altijd met de collega-begeleiders worden gedeeld.

Dagrapportage begeleiding
Ten behoeve van de afstemming van de zorg is er naast de persoonlijke dossiers een overdrachtsdossier. Hierin wordt door de elkaar afwisselende begeleiders een korte overdracht geschreven ten aanzien van de door hen vervulde dienst. Deze map is uitsluitend toegankelijk voor de begeleiders en wordt in de afgesloten dossierkast bewaard.